Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist ein wichtiges Anliegen des Skiclub Steinlach. Im Rahmen des Datenschutzes als auch der Neuregelung zum 25. Mai 2018 haben wir datenschutzrechtliche Grundsätze definiert, die für den gesamten Verein, deren Ausschussmitglieder als auch aktiven wie passiven Mitgliedern Gültigkeit haben.

Als Datenverantwortlicher trägt der Vorstand im Zusammenhang mit unserer Vereinstätigkeit die Verantwortung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Im folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten, weshalb wir solche Daten verwenden und diese auch im Falle ihrer Mitgliederkündigung wieder Löschen. Dies gilt ebenso für Daten, die bei Veranstaltungen erhoben werden müssen.  Ebenso beschreiben wir, welche Rechte Sie haben bzw. wie Sie Ihre Rechte ausüben können.

1. Welche personenbezogenen Daten verwenden wir?

1.1 Personenbezogene Daten zur Mitgliederverwaltung

Wir erheben personenbezogene Daten und verwenden diese, soweit es im Rahmen unserer Vereinstätigkeit erforderlich ist. Das Mitgliederantragsformular erfragt ihre personenbezogenen Daten zur Pflege und Nutzung dieser Information zur Pflege in unserem Mitgliederverwaltungsprogramm ab. Neben den noch bestehenden Papierformularen zur Mitgliedsbeitritt (z.B. Vereinsheft) ist die Homepage die einzige Stelle beim SC Steinlach, welche ihre Mitgliederdaten abfragt und zur Nutzung in unser Mitgliederverwaltungssystem damit freigibt. Dieses Mitgliederverwaltungssystem ist mit keinem anderen datenverarbeitendem System verbunden.

Zu den verschiedenen Arten von personenbezogenen Daten, die vom SC Steinlach erhoben werden, zählen unter anderem

• Identitätsinformationen (z. B. Name, Geburtsdatum, Geschlecht)
• Kontaktinformationen (z. B. Anschrift, E-Mail-Adresse, evtl. Telefonnummer)
• Bankinformationen beim zahlungspflichtigen Mitglied (z. B. Bankverbindung, IBAN, BIC)

Die von uns verwendeten Daten können entweder direkt von Ihnen aus unserer Mitgliederdatenverwaltung des SC Steinlach oder ebenso zu  Veranstaltungen und deren Teilnehmerinformation zur Verfügung gestellt werden. Die initiale Abfrage dieser Informationen findet NUR und ausschließlich auf unserem Eintrittsformular auf (1) unsere Homepage oder (2) auf Formularpapieren des SC Steinlach e.V. statt. 

Im Formular unsere Homepage werden folgende Daten erhoben:
Vorname, Nachname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, E-Mail Adresse, Telefon, Geburtstag, Kontoinhaber und IBAN.

Bereits langjährige Mitglieder sind in ihrem Datensatz nicht vollständig (wie oben gelistet) in unserer Mitgliederverwaltung eingepflegt. Diese Daten sind in ihrer Historie nicht vervollständigt worden und werden ebenso nicht zur Vervollständigung abgefragt. Zum Eintrittsdatum eines Mitgliedes nutzen wir die postalischen Eingangs-Stempel der Papierformulare oder den Nutzungszeitpunktes des Online-Formulares auf unserer Homepage. Sollten Eintrittsdaten daher nachgereicht werden wollen, werden wir diese gerne nach Ihrem Nachweis in unsere Mitgliederverwaltung aufnehmen.

1.2 Personenbezogene Daten bei Veranstaltungen:

Ebenso werden pro Veranstaltung Informationen zu Personen erhoben, die jeweils auf die Veranstaltung genutzt werden. Diese werden nur für die organisatorischen Abläufe genutzt. Nach der Veranstaltung werden diese  umgehend und spätestens zum 1. Juli des kommenden Jahres gelöscht. Diese Daten können pro Veranstaltung variieren und werden vom Organisator definiert.

2. Weshalb und auf welcher Grundlage verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um verschiedenen gesetzlichen, vereins-meldepflichtigen sowie rechtlichen Pflichten nachzukommen, darunter auch die Mitgliederanzahl an übergeordnete Verbände. Hierbei werden KEINERLEI personenbezogene Daten an die Verbände weitergereicht. Es handelt sich um Daten der Mitgliederanzahl beim SC Steinlach.

Ebenso werden bei Teilnahme an Veranstaltungen die finanziellen Belange und Kosten aufgrund der Angaben zum bei der Veranstaltung benutzen Anmeldeformular abgefragt und genutzt. Ebenso sind natürlich organisatorische Abläufe im Vorfeld von besonderem Interesse. Diese Daten werden nach Fertigstellung und Abrechnung einer Veranstaltung gelöscht. Wir versuchen diese Abfragen grundsätzlich zu vermeiden und auch Bargeldverkehr zu nutzen um diese sensitiven Daten für Mitglieder als Nicht-Mitglieder bei Veranstaltungen zu vermeiden. (z.B. SteinlachCUP).

3. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Mitgliedsdaten mindestens für den nach geltendem Recht vorgeschriebenen Zeitraum auf. Dieser ist nur auf die Dauer Ihrer Mitgliedschaft begrenzt und wird automatisch bei Kündigung Ihrer Mitgliedschaft aus unsere Mitgliederverwaltung gelöscht. Diese Löschung obliegt dem Mitgliedsbeauftragten in Zusammenarbeit mit dem Systemverwalter unserer Mitgliederverwaltungsdatei.

Personendaten pro Veranstaltung, die jeweils auf die angemeldete Veranstaltung genutzt werden um organisatorischen und planerischen Gründen genüge zu leisten, werden  nach der Veranstaltung umgehend und spätestens zum 1. Juli des kommenden Jahres gelöscht.

4. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese wahrnehmen?

Nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft: Sie können Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Daten anfordern.
• Berichtigung: Wenn Ihre personenbezogenen Daten Ihrer Ansicht nach falsch oder unvollständig sind, können Sie eine entsprechende Änderung dieser Daten verlangen.
• Löschung: Sie können verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.
• Einschränkung der Datenverarbeitung: Sie können eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Widerruf der Zustimmung zur Datenverarbeitung: Wenn Sie einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, können Sie diese Zustimmung jederzeit widerrufen. (Siehe auch Eintrittsformular)
• Datenübertragbarkeit: Soweit rechtlich möglich, können Sie die uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zurückfordern oder an einen Dritten übermitteln lassen, falls dies technisch machbar ist.

5. Wie können Sie sich über Änderungen der Mitgliederinformation zum Datenschutz informieren?

Die jeweils aktuelle Fassung steht Ihnen online unter zur Verfügung. Über grundlegende Änderungen werden wir Sie auf unserer Website oder über die sonstigen üblichen Kommunikationskanäle informieren.

6. Wie erreichen Sie uns zum Thema Datenschutz?

Bei Fragen zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß dieser Hinweise wenden Sie sich bitte an unseren Vorstand, schriftlich oder per E-Mail an vorstand@sc-steinlach.de.

Der Vorstand im April 2018